Datenschutzerklärung – Reppic-Plattform

Gültig ab: 2. August 2026 Zuletzt aktualisiert: 2. August 2026

1. Wer wir sind

Reppic ist ein Produkt von The Sales Studios B.V. mit Sitz in den Niederlanden (Handelsregister-Nr. 97393142).

Bei Fragen zum Datenschutz: privacy@reppic.ai

2. Geltungsbereich dieser Richtlinie

Diese Richtlinie gilt für die gesamte Reppic-Plattform: die mobile App, die Webanwendung (app.reppic.ai), alle Dashboards (Vertriebsmitarbeiter, Vertriebsleiter, CCO/Führungskraft) sowie die zugehörigen Integrationen (Kalender, CRM, Anrufaufzeichnung).

3. Wann wir als Auftragsverarbeiter und wann als Verantwortlicher auftreten

Welche der beiden unten aufgeführten Situationen auf Sie zutrifft, hängt davon ab, wie Ihr Konto erstellt wurde; es handelt sich nicht um eine Entscheidung, die Reppic für die Plattform als Ganzes trifft. Beide Situationen treten gleichzeitig auf, allerdings bei unterschiedlichen Nutzern.

• Sie nutzen Reppic über einen Arbeitgeber oder Kunden (Sie arbeiten bei einem Reppic-Kunden und Ihr Konto wurde von Ihrem Arbeitgeber eingerichtet oder von diesem verlangt). In diesem Fall ist Ihr Arbeitgeber der Verantwortliche für Ihre Gesprächsdaten, Bewertungen und Leistungsdaten. The Sales Studios B.V. fungiert als Auftragsverarbeiter im Rahmen einer Datenverarbeitungsvereinbarung mit Ihrem Arbeitgeber. Anträge auf Ausübung Ihrer Rechte können in diesem Fall ebenfalls über Ihren Arbeitgeber gestellt werden; wir unterstützen diesen bei der Bearbeitung.
• Sie verfügen über ein direktes Einzelkonto (Testkonto, Einzelabonnement), ohne dass ein Arbeitgeber als Kunde beteiligt ist. In diesem Fall ist The Sales Studios B.V. der Verantwortliche.

4. Welche Daten wir erheben

Kontoinformationen

• E-Mail-Adresse, Name, Funktion (Vertriebsmitarbeiter / Manager / CCO)
• Authentifizierungstoken (JWT), 2FA-Status

Gesprächsdaten

• Audioaufnahmen, die Sie selbst starten (App) oder die über einen verbundenen Anrufdienst (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Recall) eingehen
• Transkripte (über AssemblyAI oder einen vergleichbaren Dienst)
• KI-generierte Analyse: PICA-Werte (These, Bestandsaufnahme, Überzeugung, Schlussfolgerung), DMU-Analyse, Rubrik-Werte, Zusammenfassungen

Kalender- und CRM-Daten (Vorabinformationen zum Anruf)

• Kalenderdaten aus verbundenen Google-Kalender-/Outlook-Konten innerhalb eines Zeitfensters von 48 Stunden vor einem geplanten Anruf
• Kontakt- und Geschäftsdaten aus verbundenen CRM-Systemen (HubSpot, Salesforce, Pipedrive)

Strategische Daten und Teamdaten

• Hochgeladene Strategiepläne (Führungs-/CCO-Ebene)
• Aggregierte Team- und Organisationsdaten in den Dashboards für Führungskräfte und CCOs

Technische Daten

• IP-Adresse, Gerätetyp, Betriebssystem, Protokolldateien

Lokaler Speicher auf Ihrem Gerät

• Entwürfe, Spracheinstellung, Einstellungen (expo-secure-store / AsyncStorage)

5. Daten der Gesprächsteilnehmer (Nichtnutzer)

Reppic verarbeitet Gesprächsdaten, bei denen die andere Partei (Ihr Kunde oder Interessent) kein Reppic-Konto besitzt und diese Richtlinie möglicherweise noch nicht gesehen hat. Wir behandeln dies gesondert, da hierfür eine andere Rechtsgrundlage und ein anderer Ansatz bei der Offenlegung erforderlich sind als bei der Verarbeitung der Kontodaten unserer eigenen Nutzer.

• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse der Organisation, die das Gespräch führt (Qualitätssicherung, Coaching, Kundeneinblicke), sofern dies die Interessen des Gesprächsteilnehmers nicht unverhältnismäßig beeinträchtigt.
• Informationspflicht: Reppic-Kunden sind dafür verantwortlich, ihre Gesprächspartner darüber zu informieren, dass das Gespräch aufgezeichnet und ausgewertet wird (z. B. durch einen Hinweis zu Beginn des Gesprächs).
• Aufbewahrungsfristen und Rechte: siehe Abschnitt 8. Gesprächsteilnehmer können Anträge auf Auskunft oder Löschung an privacy@reppic.ai richten; wir leiten den Antrag an die zuständige Kundenorganisation weiter, die als Verantwortlicher fungiert.

6. Zwecke und Rechtsgrundlagen

7. Einsatz von KI – Transparenz und Ihre Rechte

Reppic nutzt KI-Modelle, um Gespräche zu transkribieren, zu bewerten und zu analysieren. Da diese Analysen zur Beurteilung der Leistung und des Verhaltens von Mitarbeitern herangezogen werden, könnte dieses System als risikoreiches KI-System unter das EU-KI-Gesetz fallen (Anhang III, Kategorie 4(b): Überwachung und Bewertung der Leistung und des Verhaltens von Arbeitnehmern).

Gegebenenfalls bedeutet dies:

• Menschliche Kontrolle: Von der KI generierte Bewertungen sind ausschließlich als Instrument für Coaching und persönliche Weiterentwicklung gedacht. Reppic-Bewertungen dürfen niemals als Kontrollmechanismus und keinesfalls direkt bei Beförderungs- oder Kündigungsentscheidungen herangezogen werden. Kundenunternehmen, die Reppic nutzen, verpflichten sich dazu, und dies ist auch vertraglich in den Kundenbedingungen festgelegt. Fließt eine Bewertung in eine formelle Personalbeurteilung ein, ist eine Überprüfung durch einen Menschen erforderlich, und die betroffene Person hat das Recht, eine erneute Bewertung durch einen Menschen zu beantragen (siehe auch Art. 22 der DSGVO und die Anforderungen des KI-Gesetzes an KI-Systeme mit hohem Risiko).
• Offenlegung: Mitarbeiter, deren Gespräche analysiert werden, werden von ihrem Arbeitgeber bei der Einführung von Reppic sowie über diese Richtlinie darüber informiert.
• Konformitätsstatus: Wir prüfen kontinuierlich, ob und inwieweit unsere KI-Systeme gemäß dem EU-KI-Gesetz als risikoreich einzustufen sind und welche Verpflichtungen sich daraus ergeben. Der aktuelle Stand dieser Prüfung ist auf Anfrage unter privacy@reppic.ai erhältlich.
• Von uns verwendete Modelle: Anthropic Claude (Analyse), AssemblyAI (Transkription)

Wir empfehlen den Kundenunternehmen (Arbeitgebern), bei der Einführung von Reppic ihren Betriebsrat einzubeziehen, da bei Systemen, die das Verhalten oder die Leistung von Mitarbeitern überwachen können, möglicherweise Zustimmungsrechte gelten.

8. Aufbewahrungsfristen

9. Weitergabe von Daten – Unterauftragsverarbeiter

Wir verkaufen niemals personenbezogene Daten an Dritte. Wir geben Daten weiter an:

Alle Unterauftragsverarbeiter sind an eine Datenverarbeitungsvereinbarung gebunden und dürfen die Daten ausschließlich für die vereinbarten Zwecke verwenden.

10. Internationale Überweisungen

Wenn Daten außerhalb des EWR verarbeitet werden, wenden wir angemessene Schutzmaßnahmen gemäß der DSGVO an. HubSpot, Salesforce, Pipedrive und AssemblyAI nutzen jeweils EU-Hosting bzw. EU-Verarbeitung (siehe Abschnitt 9), was durch ihre DPF-Zertifizierung bestätigt wird. Bei Recall und Anthropic, die Daten außerhalb des EWR verarbeiten, stützen wir uns auf die EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) als Übertragungsmechanismus.

11. Sicherheit

• HTTPS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Sichere Token-Speicherung auf dem Gerät (expo-secure-store)
• Zugriffssicherheit auf unseren Servern
• Automatische Löschung von Audiodateien nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (Abschnitt 8)

12. Ihre Rechte

Als betroffene Person in der EU/im EWR haben Sie das Recht auf: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen die Verarbeitung auf der Grundlage berechtigter Interessen sowie – sofern dies für KI-gestützte Bewertungen gilt – das Recht, eine Überprüfung einer KI-generierten Bewertung durch einen Menschen zu verlangen, bevor diese in einer formellen Entscheidung verwendet wird.

Senden Sie Ihre Anfrage an privacy@reppic.ai. Wenn Ihr Arbeitgeber der für die Datenverarbeitung Verantwortliche ist, leiten wir Ihre Anfrage an ihn weiter und unterstützen ihn bei der Bearbeitung. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

Sie können eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde einreichen: autoriteitpersoonsgegevens.nl

13. Änderungen

Wir werden die Nutzer über wesentliche Änderungen über die App, per E-Mail oder – sofern der Arbeitgeber der Verantwortliche ist – über die Kundenorganisation informieren.

14. Kontakt

The Sales Studios B.V. St. Geradushof 1, 4744 BC Bosschenhoofd, Niederlande E-Mail: privacy@reppic.ai Website: https://reppic.ai