Datenschutzerklärung — Reppic-Plattform

Datum des Inkrafttretens: 2. September 2026 Zuletzt aktualisiert: 2. September 2026

1. Wer wir sind

Reppic ist ein Produkt von The Sales Studios B.V. mit Sitz in den Niederlanden (Handelsregister-Nr. 97393142).

Für Datenschutzfragen: privacy@reppic.ai

2. Geltungsbereich dieser Richtlinie

Diese Richtlinie gilt für die gesamte Reppic-Plattform: die mobile App, die Webanwendung (app.reppic.ai), alle Dashboards (Vertriebsmitarbeiter, Vertriebsleiter, CCO/Vorstand) und die zugehörigen Integrationen (Kalender, CRM, Anrufaufzeichnung).

3. Wann wir Auftragsverarbeiter vs. Verantwortlicher sind

Welche der beiden unten genannten Situationen auf Sie zutrifft, hängt davon ab, wie Ihr Konto erstellt wurde; es ist keine Entscheidung, die Reppic für die Plattform als Ganzes trifft. Beide Situationen treten gleichzeitig für verschiedene Nutzer auf.

Sie nutzen Reppic über einen Arbeitgeber oder Kunden (Sie arbeiten bei einem Reppic-Kunden und Ihr Konto wurde von Ihrem Arbeitgeber erstellt oder angefordert). In diesem Fall ist Ihr Arbeitgeber der Verantwortliche für Ihre Gesprächsdaten, Scores und Performance-Einblicke. The Sales Studios B.V. fungiert als Auftragsverarbeiter im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit Ihrem Arbeitgeber. Anträge auf Betroffenenrechte können in diesem Fall auch über Ihren Arbeitgeber gestellt werden; wir unterstützen diesen bei der Bearbeitung.
Sie verfügen über ein direktes Einzelkonto (Testversion, Einzelabonnement) ohne Beteiligung eines Arbeitgebers/Kunden. In diesem Fall ist The Sales Studios B.V. der Verantwortliche.

4. Welche Daten wir sammeln

Kontoinformationen
E-Mail-Adresse, Name, Rolle (Vertriebsmitarbeiter / Manager / CCO)
Authentifizierungstoken (JWT), 2FA-Status
Gesprächsdaten
Audioaufnahmen, die Sie selbst starten (App) oder die über einen verbundenen Telefondienst eingehen (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Recall)
Transkripte (über AssemblyAI oder einen vergleichbaren Dienst)
KI-generierte Analysen: PICA-Scores (Proposition, Inventarisierung, Überzeugung, Abschluss), DMU-Analyse, Rubrik-Scores, Zusammenfassungen
Kalender- und CRM-Daten (Pre-Call-Briefing)
Kalenderdaten von verbundenen Google Calendar-/Outlook-Konten innerhalb eines Zeitfensters von 48 Stunden vor einem geplanten Anruf
Kontakt- und Deal-Daten aus verbundenen CRMs (HubSpot, Salesforce, Pipedrive)
Strategie- und Teamdaten
Hochgeladene Strategiepläne (Vorstands-/CCO-Ebene)
Aggregierte Team- und Organisationsdaten in Manager- und CCO-Dashboards
Technische Daten
IP-Adresse, Gerätetyp, Betriebssystem, Protokolldateien
Lokaler Speicher auf Ihrem Gerät
Entwürfe, Sprachpräferenz, Einstellungen (expo-secure-store / AsyncStorage)

5. Daten von Gesprächsteilnehmern (Nicht-Nutzer)

Reppic verarbeitet Gespräche, bei denen die andere Partei (Ihr Kunde oder Interessent) kein Reppic-Konto hat und diese Richtlinie möglicherweise nicht gesehen hat. Wir behandeln dies separat, da es eine andere Rechtsgrundlage und einen anderen Informationsansatz erfordert als die Verarbeitung der Kontodaten unserer eigenen Nutzer.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse der Organisation, die den Anruf tätigt (Qualitätssicherung, Coaching, Kundeneinblick), sofern die Interessen des Gesprächsteilnehmers nicht unverhältnismäßig beeinträchtigt werden.
Informationspflicht: Reppic-Kunden sind dafür verantwortlich, ihre Gesprächsteilnehmer darüber zu informieren, dass das Gespräch aufgezeichnet und analysiert wird (z. B. durch einen Hinweis zu Beginn des Gesprächs).
Aufbewahrung und Rechte: siehe Abschnitt 8. Gesprächsteilnehmer können Auskunfts- oder Löschanfragen an privacy@reppic.ai senden; wir leiten die Anfrage an die jeweilige Kundenorganisation weiter, sofern diese der Verantwortliche ist.

6. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Zweck Rechtsgrundlage
Authentifizierung und Kontoverwaltung Vertragserfüllung
Verarbeitung von Aufnahmen zu Transkript und Analyse Vertragserfüllung (oder: Weisungen des Verantwortlichen, wenn wir als Auftragsverarbeiter tätig sind)
Erstellung von Coaching-Feedback für den einzelnen Vertriebsmitarbeiter Vertragserfüllung
Erstellung von Team- und Performance-Einblicken für Manager/CCO Berechtigtes Interesse des Arbeitgebers, vorbehaltlich der Verhältnismäßigkeit — siehe Abschnitt 7 zum KI-Gesetz
Pre-Call-Briefing (Kalender-/CRM-Integration) Vertragserfüllung, nach aktiver Verbindung durch den Nutzer
Verbesserung des Dienstes Berechtigtes Interesse
Technischer Support Berechtigtes Interesse

7. Einsatz von KI-Transparenz und Ihre Rechte

Reppic verwendet KI-Modelle, um Gespräche zu transkribieren, zu bewerten und zu analysieren. Da diese Analysen zur Bewertung der Leistung und des Verhaltens von Mitarbeitern verwendet werden, kann dieses System unter das EU-KI-Gesetz als Hochrisiko-KI-System fallen (Anhang III, Kategorie 4(b): Überwachung und Bewertung der Leistung und des Verhaltens von Arbeitnehmern).

Soweit zutreffend, bedeutet dies:

Menschliche Aufsicht: KI-generierte Scores sind ausschließlich als Werkzeug für Coaching und persönliche Entwicklung gedacht. Reppic-Scores dürfen niemals als Kontrollmechanismus und niemals direkt für Beförderungs- oder Kündigungsentscheidungen verwendet werden. Kundenorganisationen, die Reppic nutzen, verpflichten sich dazu, und dies ist auch vertraglich in den Kundenbedingungen festgelegt. Wenn ein Score in eine formelle HR-Bewertung einfließt, ist eine menschliche Überprüfung erforderlich, und die Person hat das Recht, eine menschliche Neubewertung zu verlangen (siehe auch DSGVO Art. 22 und die Anforderungen des KI-Gesetzes für Hochrisiko-KI-Systeme).
Offenlegung: Mitarbeiter, deren Gespräche analysiert werden, werden von ihrem Arbeitgeber bei der Einführung von Reppic und über diese Richtlinie informiert.
Konformitätsstatus: Wir prüfen kontinuierlich, ob und inwieweit unsere KI-Systeme als Hochrisiko-Systeme unter dem EU-KI-Gesetz einzustufen sind und welche Verpflichtungen daraus folgen. Der aktuelle Status dieser Prüfung ist auf Anfrage über privacy@reppic.ai erhältlich.
Verwendete Modelle: Anthropic Claude (Analyse), AssemblyAI (Transkription)

Wir empfehlen Kundenorganisationen (Arbeitgebern), bei der Einführung von Reppic ihren Betriebsrat einzubeziehen, da Mitbestimmungsrechte bei Systemen bestehen können, die das Verhalten oder die Leistung von Mitarbeitern überwachen können.

8. Aufbewahrungsfristen

Datentyp Aufbewahrungsfrist
Kontoinformationen Solange das Konto aktiv ist, +30 Tage nach Beendigung
Audioaufnahmen 30 Tage nach der Verarbeitung, danach automatische Löschung
Transkripte (roher Gesprächstext) 30 Tage nach der Verarbeitung, danach automatische Löschung
KI-Analyse, PICA-Scores und Berichte Bleiben im Dashboard verfügbar, solange das Konto aktiv ist (siehe auch „Kontoinformationen“ oben)
Kalender-/CRM-Daten über Pre-Call-Briefing Gelöscht nach 30 Tagen oder wenn das verbundene Zeitfenster abläuft
Lokale Entwürfe Auf dem Gerät, bis sie vom Nutzer gelöscht werden
Protokolldateien Bis zu 90 Tage

9. Weitergabe von Daten – Unterauftragsverarbeiter

Wir verkaufen niemals personenbezogene Daten an Dritte. Wir teilen Daten mit:

Unterauftragsverarbeiter Funktion Standort
AssemblyAI Transkription EU-Verarbeitung (Dublin, Irland). DPF-zertifiziert.
Recall Erfassung/Weiterleitung von Meeting-Aufzeichnungen (Zoom, Teams, Google Meet) USA (Hyperdoc Inc.) – gemäß der eigenen Datenschutzrichtlinie von Recall werden Daten auf US-Servern gespeichert; wir haben keine von Recall bestätigte EU-Speicheroption gefunden
Anthropic KI-Analyse (Claude) USA. Übermittlungen stützen sich auf EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) – keine DPF-Zertifizierung beansprucht.
Eigene Infrastruktur (The Sales Studios B.V.) Hosting Amsterdam, Niederlande
HubSpot CRM-Integration EU (Frankfurt), DPF-zertifiziert
Salesforce CRM-Integration EU (Hyperforce EU-Zone, inkl. Frankfurt/Paris), DPF-zertifiziert
Pipedrive CRM-Integration EU (Frankfurt/Dublin/Stockholm; EU-Vertragspartner in Estland), DPF-zertifiziert

Alle Unterauftragsverarbeiter sind an einen Auftragsverarbeitungsvertrag gebunden und dürfen Daten ausschließlich für die vereinbarten Zwecke verwenden.

10. Internationale Übermittlungen

Sofern Daten außerhalb des EWR verarbeitet werden, wenden wir angemessene Garantien gemäß der DSGVO an. HubSpot, Salesforce, Pipedrive und AssemblyAI nutzen EU-Hosting bzw. EU-Verarbeitung (siehe Abschnitt 9), gestützt auf ihre DPF-Zertifizierung. Für Recall und Anthropic, die Daten außerhalb des EWR verarbeiten, stützen wir uns auf EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) als Übermittlungsmechanismus.

11. Sicherheit

HTTPS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
Sichere Token-Speicherung auf dem Gerät (expo-secure-store)
Zugriffssicherheit auf unseren Servern
Automatische Löschung von Audiodateien nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (Abschnitt 8)

12. Ihre Rechte

Als betroffene Person in der EU/im EWR haben Sie das Recht auf: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit, Widerspruch gegen die Verarbeitung aufgrund berechtigten Interesses und — sofern auf KI-gestützte Bewertungen anwendbar — das Recht, eine menschliche Überprüfung eines KI-generierten Scores zu verlangen, bevor dieser in eine formelle Beurteilung einfließt.

Senden Sie Ihre Anfrage an privacy@reppic.ai. Wenn Ihr Arbeitgeber der Verantwortliche ist, leiten wir Ihre Anfrage an diesen weiter und unterstützen bei der Bearbeitung. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

Sie können eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde einreichen: autoriteitpersoonsgegevens.nl

13. Änderungen

Wir werden die Nutzer über wesentliche Änderungen über die App, per E-Mail oder, falls der Arbeitgeber der Verantwortliche ist, über die Kundenorganisation informieren.

14. Google-Nutzerdaten und beschränkte Verwendung

Wenn Sie ein Google-Konto verbinden, fordert Reppic die folgenden Google OAuth-Berechtigungen an:

https://www.googleapis.com/auth/calendar.events.readonly — Lesezugriff auf Ihre anstehenden Kalenderereignisse (Ereignistitel, Start-/Endzeit, Ort, Organisator und E-Mail-Adressen der Teilnehmer). Reppic verwendet dies, um den externen Kunden unter den Teilnehmern zu identifizieren und ein kurzes Briefing zur Vorbereitung auf das Meeting zu erstellen, das etwa einen Tag vor dem Meeting per E-Mail an den jeweiligen Vertriebsmitarbeiter gesendet wird. Reppic erstellt, bearbeitet oder löscht niemals Kalendereinträge.
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email — Ihre E-Mail-Adresse des Kontos, die nur verwendet wird, um in Ihren Kalendereinstellungen anzuzeigen, welches Google-Konto verbunden ist.

Die Nutzung und Übermittlung von Informationen, die Reppic von Google-APIs erhält, erfolgt in Übereinstimmung mit der Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), einschließlich der Anforderungen zur beschränkten Verwendung. Insbesondere werden Google-Nutzerdaten, die über diese Berechtigungen erhalten wurden:

nur verwendet, um die von Ihnen aktivierte Funktion zur Vorbereitung auf Meetings bereitzustellen;
niemals für Werbung verwendet;
niemals verkauft und nicht an Dritte weitergegeben, außer an unsere Unterauftragsverarbeiter, ausschließlich um die Funktion bereitzustellen (siehe Abschnitt 9), um geltendes Recht einzuhalten oder als Teil einer Fusion oder Übernahme mit vorheriger Ankündigung;
niemals verwendet, um verallgemeinerte oder nicht personalisierte KI- und/oder ML-Modelle zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren;
nicht von Menschen eingesehen, außer mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung, zu Sicherheitszwecken oder zur Missbrauchsprävention, um geltendes Recht einzuhalten oder auf Basis aggregierter/anonymisierter Daten für den internen Betrieb.

Sie können Ihr Google-Konto jederzeit über Einstellungen → Kalender trennen, woraufhin Reppic die Verarbeitung neuer Ereignisse einstellt und kalenderbasierte Daten auf Anfrage löscht (privacy@reppic.ai). Dieselben Prinzipien der beschränkten Verwendung gelten für Kalenderdaten, die über Microsoft bezogen wurden.

15. Kontakt

The Sales Studios B.V. St. Geradushof 1, 4744 BC Bosschenhoofd, Niederlande E-Mail: privacy@reppic.ai Website: https://reppic.ai